为什么领导者需要学习写作技巧

任何直接为营长或营长以上工作过的人，大概都有写“鬼话”的经验。这些是下属写的电子邮件和供老板发送给其他人的地址。幽灵笔记可以是每周或每月的站点记录、正在进行的情况更新或请求额外资源的电子邮件。无论是哪种类型，它们都是指挥员的“简易按钮”，因为它们只需点击“发送”即可。

最近，我为一位陆军高级领导人工作，他鼓励他的下属指挥官拥有他们的通信-也就是说，写他们自己的电子邮件。当我思考他的指导时，我意识到拥有通信是有好处的。当我看到他与高级军事领导人、高级文职领导人和他自己的指挥官交流时，我亲眼目睹了其中的许多好处。

解决问题的最好方法之一就是把它写下来。纵观历史，那些发现自己处于艰难境地的领导人，都会独自坐在那里思考，并用纸和笔解决这些问题。

马库斯·奥雷利乌斯(Marcus Aurelius)担任罗马皇帝近20年，他写下了自己的沉思录，以应对日常的领导权挑战、战争和流行病。在诺曼底登陆日登陆前的一周，德怀特·艾森豪威尔将军给自己写信，帮助自己度过行动中的风险、机遇和必需品。

马库斯和艾森豪威尔都用写作来达到思路清晰的目的。作家斯蒂芬·金(Stephen King)强调了这一点，他说写作是“精致的思维”。在我们的脑海中，我们的想法是清晰的，但真正的清晰只有在这些想法被固化在文字中之后才会到来。构思一封电子邮件、捕捉重要要点和丢弃不重要的内容的过程有助于我们获得更清晰的信息。

多年来，我在参谋长职位上曾在多名指挥官手下工作过，最好的指挥官从来不让我起草他们的作战命令意图。他们想要拥有那些。当时，我并不理解--以为这是我可以为他们处理的又一次员工演练。但随着经验的积累，我意识到他们想要的是行动命令中的那一部分来反映他们的声音。

当我们写作时，我们都有自己的声音。这个声音是我们的真实性证明。当指挥官们自己写通信时，他们的声音就会传进来。当其他人起草了一封电子邮件，使用了指挥官通常不会使用的词语和短语时，其他人可以告诉别人是其他人写的。

通信中的真实性很重要，原因有两个。首先，下属将知道意图、指导、政策等是指挥官的，还是员工生产的另一种产品。当他们知道它直接来自指挥官的头脑，而不是随机的参谋起草的时候，他们更有可能遵循并坚持它。

此外，自己撰写通信的指挥官倾向于通过重复他们所写的内容来强化这一信息。我工作的军队高级领导人偶尔会写一些指导意见，他会在电子邮件中发出。然后，他在会议、战场传阅和一对一讨论中重复了文件中的关键词和短语。每个人都知道他写了这封电子邮件，因为他拥有它并谈论它；他的指导没有成为留在总部公告牌上的备忘录。

沟通的真实性很重要的第二个原因是，它标志着领导人参与了一个问题。我了解到，许多高级领导人都能分辨出下级指挥官的电子邮件是真实的，还是员工制作的幽灵笔记。

每当战略形势出现变化或拐点，我的老板都会向他的指挥官提供一到两页的最新情况。出于上面提到的原因，他总是自己写这些。我从那些指挥官的工作人员那里发现，他们的老板之所以阅读这些电子邮件，是因为他们知道这是他写的，如果他花时间写的话，他们应该花时间看一看。

沟通可能会令人沮丧。有时候，这就像敲出你脑海中的一首歌，然后期待另一个人立即知道曲调。如果一个人可能和你没有相同的背景或经历，或者你们谈话时不在同一个房间里，那么很难把你头脑中的想法传达给他。

沟通是一项需要练习的技能。我们需要重复。自己写电子邮件的领导者在重要的时候获得了必要的沟通经验。我也学到了速度是靠练习来实现的。我可以在几个小时内写完过去需要几天才能写完的东西。

我认识到指挥官们有很多事情要做，花几个小时写和回复电子邮件对他们来说是不可行的。有许多幽灵笔记，最好是工作人员为了时间的利益而制作的。然而，当涉及到在关键问题上或在指挥链上向下沟通，或者就重要主题撰写指导意见时，最好的办法是让指挥官拥有这些东西。

伟大的领导者也是伟大的沟通者，但有效和高效的沟通能力需要时间来培养。通过拥有通信，指挥官可以提炼和磨练这项技能。他们也有机会在写作过程中解决问题，提炼自己的思维。最后，他们在通信中获得了真实性--这是确保“发送的消息”是“接收的消息”的重要因素。